Overstappen van boekhouder of accountant: zo regelt u het zonder gedoe
Overstappen van boekhouder of accountant kan op elk moment, maar het eenvoudigst is de overgang bij de jaarwisseling, met heldere afspraken over wie het lopende jaar afrondt. Met een goede overdracht van de administratie, een sluitende beginbalans en de juiste machtigingen merkt de Belastingdienst niets van de wissel en mist u geen enkele termijn.
Veel ondernemers blijven langer bij hun boekhouder dan ze eigenlijk willen. Niet omdat ze tevreden zijn, maar omdat overstappen ingewikkeld lijkt: wat gebeurt er met de administratie, met de btw-aangiften, met de loonadministratie, en wie doet de aangifte over het afgelopen jaar? In de praktijk is een overstap goed te organiseren. Op deze pagina leest u wanneer het moment goed is, wat u moet regelen en wat u kunt verwachten als u overstapt naar een kantoor van fiscalisten dat ook de uitvoering verzorgt.
In het kort
- De jaarwisseling is het eenvoudigste moment. Overstappen gedurende het jaar kan ook, mits de administratie tot de overstapdatum is bijgewerkt.
- Spreek vooraf af wie het lopende of afgelopen jaar afrondt: jaarrekening, aangifte vpb of inkomstenbelasting en de laatste btw-aangifte.
- De nieuwe adviseur heeft de administratie, de laatste jaarrekening en een sluitende beginbalans nodig.
- Eerdere aangiften halen wij zelf op via een machtiging. U hoeft die niet aan te leveren.
- De administratie moet zeven jaar worden bewaard, ook na een overstap (artikel 52, vierde lid, AWR).
- Een fiscalist voegt naast de boekhouding advies toe: over loon, dividend, structuur en de aangiften zelf.
Klaar met een boekhouder die alleen boekt? Wij nemen uw administratie over, regelen de overdracht met uw huidige boekhouder en verzorgen daarna de boekhouding, de btw en de aangiften, met fiscaal advies erbij.
Maandpakket vanaf EUR 130 per maand excl. btw (EUR 157,30 incl. btw), voor een bv met dga vanaf EUR 260 per maand excl. btw (EUR 314,60 incl. btw), afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Bekijk de aanpak →
Stel uw vraag per e-mailVertrouwelijk. Heldere prijsafspraak vooraf. Advies en uitvoering uit één hand. Aangesloten bij het Register Belastingadviseurs.
Wanneer is het goede moment om over te stappen?
De jaarwisseling is het eenvoudigst. Het oude kantoor rondt dan het afgelopen boekjaar af en de nieuwe adviseur begint met een schone lei op de eerste dag van het nieuwe boekjaar. Er hoeft geen tussentijdse afsluiting te worden gemaakt en de beginbalans is gelijk aan de eindbalans van de jaarrekening. Ook voor de loonadministratie is een overstap bij het begin van het kalenderjaar het rustigst.
Gedurende het jaar overstappen kan ook, en is soms juist verstandig: als er fouten worden gemaakt, als termijnen worden gemist of als u geen antwoord krijgt op uw vragen. Dan is het belangrijk dat de administratie tot een vast moment volledig is bijgewerkt, bij voorkeur het einde van een btw-tijdvak. Vanaf dat moment neemt de nieuwe adviseur het over. Wacht niet op het ideale moment als de huidige situatie al tot boeten of onzekerheid leidt.
Waar moet u op letten bij de opzegging?
Kijk eerst in de opdrachtbevestiging of de algemene voorwaarden van uw huidige boekhouder. Daarin staat meestal een opzegtermijn, vaak van enkele maanden, en soms een regeling voor werkzaamheden die al zijn begonnen. Zeg schriftelijk op en vraag om een bevestiging met de datum waarop de opdracht eindigt.
Spreek bij de opzegging direct af welke werkzaamheden het oude kantoor nog afrondt en welke niet. Het is verleidelijk alles bij de nieuwe adviseur neer te leggen, maar wie het jaar heeft geboekt, kan het meestal het snelst afsluiten. Zorg in elk geval dat openstaande facturen zijn voldaan of dat daarover een afspraak is, voordat u om de overdracht vraagt. Een geschil over een rekening is in de praktijk de meest voorkomende reden dat een overdracht vertraging oploopt.
Wie rondt het lopende jaar af?
Dat is een keuze, geen vaste regel. De meest gebruikelijke afspraak is dat het oude kantoor de jaarrekening en de aangifte inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting over het laatste volledige jaar maakt, en dat de nieuwe adviseur het daaropvolgende jaar verzorgt. Bij een overstap midden in het jaar maakt het oude kantoor dan de btw-aangifte over het laatste tijdvak, en de nieuwe adviseur alles daarna.
Het kan ook anders. Zijn er twijfels over de kwaliteit van het werk, dan is het verstandig dat de nieuwe adviseur ook het afgelopen jaar afrondt en daarbij de cijfers kritisch beoordeelt. Dat kost iets meer werk, maar fouten in de beginbalans werken anders door in alle jaren daarna. Leg in elk geval schriftelijk vast wie welke aangifte indient, zodat er geen aangifte dubbel of juist helemaal niet wordt gedaan.
Wat heeft de nieuwe adviseur nodig?
De kern is de administratie zelf: een export of overdracht van de boekhouding, de laatste vastgestelde jaarrekening met de onderliggende specificaties, en een sluitende beginbalans. Daarnaast zijn de lopende contracten nodig, de gegevens over vaste activa en afschrijvingen, de rekening-courantverhouding met de dga, leningen en eventuele fiscale reserves of verliezen die nog kunnen worden verrekend.
Eerdere aangiften en aanslagen hoeft u niet zelf aan te leveren. Wij halen die op via een machtiging bij de Belastingdienst, zodat wij met de cijfers werken zoals de Belastingdienst die kent. Ook voor de btw en de loonheffingen regelen wij de machtiging, zodat wij de aangiften namens u kunnen indienen en berichten van de Belastingdienst kunnen inzien. De beginbalans stemmen wij af op de laatste jaarrekening en aangifte. Verschillen lossen wij op voordat wij verder boeken.
Wat gebeurt er met de boekhoudsoftware?
Werkt uw huidige boekhouder met een eigen pakket, dan moet de administratie worden overgezet. Bij een overstap op de jaargrens volstaat vaak een beginbalans met openstaande debiteuren en crediteuren. Bij een overstap gedurende het jaar zetten wij ook de mutaties van de lopende periode over.
In onze maandpakketten is een licentie voor Moneybird inbegrepen. U koppelt uw bankrekening, maakt uw facturen in hetzelfde pakket en levert bonnen en inkoopfacturen digitaal aan. Wij verwerken en controleren de administratie en hebben op elk moment inzicht in de actuele cijfers. Werkt u liever met uw eigen pakket, dan bekijken wij of dat mogelijk is. Meer over de inrichting leest u in Financiële grip voor mkb-ondernemers.
Hoe verloopt de overstap van de loonadministratie?
De loonadministratie vraagt de meeste zorg, omdat werknemers niets van de wissel mogen merken. Het loonheffingennummer van uw onderneming blijft hetzelfde. De nieuwe salarisverwerker neemt de gegevens van de werknemers over, met de cumulatieve loongegevens over het lopende jaar als de overstap niet op de jaargrens valt. Die cumulatieven zijn nodig voor de juiste jaaropgaven en voor correcties over eerdere tijdvakken.
Spreek af wie de loonaangifte over het laatste tijdvak bij het oude kantoor indient en wie eventuele correctieberichten verzorgt. Een overstap op de jaargrens is ook hier het eenvoudigst: het oude kantoor verstrekt de jaaropgaven, en de nieuwe salarisverwerker begint met een nieuw loonjaar. Bij een overstap gedurende het jaar controleren wij de overgenomen cumulatieven voordat wij de eerste loonrun draaien.
Wat geldt voor btw en bewaarplicht?
Btw-aangiften worden per tijdvak gedaan. Leg vast tot en met welk tijdvak het oude kantoor de aangifte verzorgt. Ontdekt de nieuwe adviseur een fout in een eerdere aangifte, dan wordt die met een suppletie hersteld. Wij controleren bij de overname daarom ook steekproefsgewijs of de eerdere aangiften aansluiten op de administratie, zodat een fout niet ongemerkt blijft doorlopen.
De wettelijke bewaarplicht blijft gelden, ongeacht wie de administratie voert. Een ondernemer moet de basisgegevens van de administratie zeven jaar bewaren (artikel 52, vierde lid, AWR). Voor btw-gegevens over onroerende zaken geldt in verband met de herzieningstermijn een langere bewaarperiode. Zorg dat u na de overstap zelf beschikt over een volledige kopie van de oude administratie, of dat het oude kantoor die op uw verzoek beschikbaar houdt.
Wat levert een fiscalist extra op ten opzichte van alleen boekhouden?
Een boekhouder legt vast wat er is gebeurd. Een fiscalist kijkt ook naar wat er had kunnen gebeuren, en wat er in het vervolg beter kan. Voor een dga gaat het dan over de hoogte van het gebruikelijk loon, de keuze tussen loon en dividend, de rekening-courant met de bv, de vraag of een holding zinvol is en de gevolgen van privé-uitgaven via de onderneming. Voor een eenmanszaak gaat het over ondernemersfaciliteiten, investeringsaftrek en het moment waarop een bv voordeliger wordt.
Doordat dezelfde partij de cijfers bijhoudt en de aangiften doet, wordt advies geen los project maar een vast onderdeel van het werk. Ziet de administratie er in de loop van het jaar anders uit dan verwacht, dan hoort u dat op tijd, en niet pas bij de aangifte. Meer over onze werkwijze voor ondernemers leest u op Voor het mkb-bedrijf en Voor de dga en ondernemer.
Kerncijfers op een rij
| Onderwerp | Regel | Grondslag |
|---|---|---|
| Moment van overstap | Jaarwisseling is het eenvoudigst; gedurende het jaar kan ook | Praktijk |
| Opzegtermijn | Volgt uit de opdrachtbevestiging of algemene voorwaarden | Overeenkomst |
| Afronding laatste jaar | Vooraf schriftelijk vastleggen wie welke aangifte indient | Praktijk |
| Eerdere aangiften | Opgehaald via machtiging, niet door u aangeleverd | Machtiging Belastingdienst |
| Loonheffingennummer | Blijft hetzelfde bij een andere salarisverwerker | Loonheffingen |
| Correctie eerdere btw-aangifte | Via een suppletie | Omzetbelasting |
| Bewaarplicht | Zeven jaar voor de basisgegevens | Artikel 52, vierde lid, AWR |
Veelgestelde vragen
Kan ik midden in het jaar overstappen van boekhouder?
Ja. Zorg dat de administratie tot een vast moment volledig is bijgewerkt, bij voorkeur het einde van een btw-tijdvak, en spreek af wie de aangiften tot dat moment indient. Vanaf dat moment neemt de nieuwe adviseur het over.
Wie maakt de aangifte over het afgelopen jaar?
Dat spreekt u af. Meestal rondt het oude kantoor het laatste volledige jaar af. Zijn er twijfels over de kwaliteit, dan kan de nieuwe adviseur dat jaar ook verzorgen en daarbij de cijfers beoordelen.
Moet ik mijn oude aangiften zelf opzoeken en aanleveren?
Nee. Wij halen eerdere aangiften en aanslagen zelf op via een machtiging bij de Belastingdienst. U levert alleen de administratie en de laatste jaarrekening aan, of laat die door uw oude boekhouder overdragen.
Wat als mijn oude boekhouder de administratie niet overdraagt?
De administratie is van u, en u heeft haar nodig om aan uw fiscale verplichtingen te voldoen. Een geschil over een openstaande rekening kan de overdracht in de praktijk wel vertragen. Regel de betaling daarom vooraf, of maak er een duidelijke afspraak over.
Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren na een overstap?
Zeven jaar voor de basisgegevens, ongeacht wie de administratie voert. Voor btw-gegevens over onroerende zaken geldt in verband met de herzieningstermijn een langere bewaarperiode. Zorg dat u zelf over een volledige kopie beschikt.
Waarom dit maatwerk is
Elke overstap is anders. Het hangt af van de rechtsvorm, het aantal werknemers, de staat van de administratie, het moment in het jaar en de afspraken die u met uw huidige boekhouder heeft. Een eenmanszaak zonder personeel is in een paar weken overgezet. Een holding met werkmaatschappij, een rekening-courant met de dga en een loonadministratie vraagt meer afstemming. Wat in alle gevallen telt, is dat er geen termijn wordt gemist en dat de beginbalans klopt.
Wij inventariseren eerst wat er overgedragen moet worden en stemmen dat af met uw huidige boekhouder. Daarna nemen wij de administratie, de btw, de loonadministratie en de aangiften over, en geven wij advies waar dat iets oplevert. Desgewenst werken wij een periode naast uw huidige accountant, bijvoorbeeld voor het fiscale deel, of nemen wij het werk volledig over.
Stand van wet- en regelgeving: oktober 2026.
De informatie op deze pagina is van algemene en informatieve aard en vormt geen fiscaal, juridisch of financieel advies. Bedragen en percentages gelden voor 2026 en kunnen wijzigen. Voor toepassing op uw specifieke situatie adviseren wij u graag persoonlijk.
Een bv met dga en wilt u naast de boekhouding ook fiscaal advies? Wij verzorgen de administratie, de jaarrekening, de aangiften vpb, inkomstenbelasting en btw en desgewenst de loonadministratie, en kijken elk jaar naar loon, dividend en structuur.
Maandpakket voor een bv met dga vanaf EUR 260 per maand excl. btw (EUR 314,60 incl. btw), afhankelijk van de feiten en omstandigheden. Een licentie voor Moneybird is inbegrepen. Bekijk de aanpak →
Stel uw vraag per e-mailVertrouwelijk. Heldere prijsafspraak vooraf. Advies en uitvoering uit één hand. Aangesloten bij het Register Belastingadviseurs.